Wednesday, November 11, 2015

以人為本的管理之道

朋友創辦的科技公司,年前與巨企合併兼上市。他由卅多人的「小老闆」,搖身一變,成為1,300多人之上的「高管」,直接歸他管的部門,也有500多人。朋友說,這段時間一直在想一個問題:如何把小企業以人為本的管理方式,應用在管理千多人的大企業上,而不失效果呢?

管理小企業和管理大企業很不一樣。因為要轉身快,小企重彈性,公司文化是有的,但談不上太多規章、紀律、制度,像上下班時間頗自由,請假也不用過五關斬六將之類,比較便利員工。此外,為「彌補」同事們人工地位都未必及得上巨企的心理關口,老闆和員工一般都很熟絡,且往往有許多富人情味的小恩小惠,維繫彼此關係,譬如說經常一起聚餐、放假「鬆手」些等,老闆和同事間有時像朋友甚至家人般親密。

但人一多,這種以人情味維繫的公司文化就會受到衝擊。最明顯的,是容易被濫用。以我另一個朋友的Startup為例,他們全年年假任放,不必任何主管批准,因創辦人信賴員工的自律--不管怎樣,歸我辦的事一定要辦完,就算放假亦不可假手於人、更不能要同事承擔我的責任--因為團隊小、問責清晰,朋友公司的「任放」年假制度暫無被濫用,同事心理上也很滿足。但這一應用到上千人的大公司裏卻不然,因只要有一個人濫用,都會令各部門很頭痛。到時開會、檢討、寫報告...更影響效率,不如統一年假制度算。

好,講了一大堆,主要想說明管理小企與大企有分別,現在說一說朋友公司怎樣在大企業裏行「以人為本」的管理吧。他說近年多來,他們實行了一連串「員工友善」措施,冀令同事上班更開心,間接也可令工作更具效率。他反問我:你知道什麼措施最見效嗎?

我記得曾聽另一位朋友講過:花紅、獎金、加人工,是永恒不變最令同事開心的宇宙定律,便問他是不是。這位朋友答,不是。

加人工只會令你開心一陣子,效果不長。再猜,他說。

我想一想道,聽說你們逢星期五下午,不准任何主管召開任何會議,祕書甚至接獲通告,不准替「老闆」訂會議室,這樣可使同事們早些下班,又有心情迎接周末(他們已實行「雙休」),對嗎?

朋友說,也對,但它不是最有效的。現在每個周五下午,同事們自動進入「Happy Hour mode」,士氣大振,開開心心等放假。而且我們上班時間向有彈性,分朝八晚五、朝九晚六等,中午午膳時間也充裕,這都令同事們有更多空間,不會被工作充塞生活。但最有效的也不是這些。

我好奇了,猜不到啊,請開估吧。

朋友說,我們規定,所有人在周五下午後直到周一上班前,不准向同事發送電郵,連短訊和Whatspp也被禁止。這是為了令同事們在下班後,可以真的放下工作,全心全意家庭樂。朋友接著道,我們主管之間會互相提醒,祕書也有任務,防止「老闆」們在周末以電郵或短訊「滋擾」員工。如果真的有十萬火急的事,就直接打電話,或破例短訊通知,同事也會明白那是耽誤不得的大事,一般都很配合。

我問,真的嗎?這真比花紅獎金加人工有效?你憑什麼知道它有效?有績效為證嗎?

朋友笑說,沒有具體數字,但實行以來,常和同事們交談,問他們周末過得怎樣。結果由過去的唯唯諾諾,不少人變得滔滔不絕,「證明他們真的有放假,陪家人好好放鬆」,員工們臉上的笑容也增多了。

老實說,這是我朋友作為一名「高管」的一面之詞,沒有驗證過,可能只屬他自己的自吹自擂。寫出來,也想聽聽有此經驗的朋友是否真有這麼一回事,什麼才是最令同事快樂上班的「絕招」。

至於我自己,聽罷朋友的敘述後,其實心裏十分認同這些措施,尤其不發短訊電郵這招。

過去管理過幾個人的小團隊,作為一名so called 「hands off」的「管理者」,其實我是24小時「mind on」的。故此任何時分,我都試過突然靈機一觸或想到某個問題時,急不及待想問同事,求即時回覆。

但是,在非緊急情況下,我盡量壓抑自己不發Whatsapp。因為我認為很重要的事,同事未必認同;我認為很自然工作的時刻,同事可能正在休息。我一個短訊射出去,除非他關機,否則他馬上會收到,這就直接干擾了同事的當下的作息和私人空間。將心比己,我都不想無時無刻提心吊膽,防著「老闆」隨時發射短訊,要求即時答覆。

那怎麼辦?在大多數情況下,我不打Whatsapp,會改寫一封極簡單的電郵給自己,提醒次日上班見到同事時,再向他求證某事。這樣做的好處有幾點:

首先,我可即時發泄了自己想提問的衝動,而不干擾同事的私人空間;其次,很多事其實並不緊急,若我無時無刻「發射」,同事們久而久之便會麻木,倒不如珍惜發射Whatsapp等即時通訊的機會,留待真正有需要時用,同事們也會重視每個短訊;第三,我們既然每天上班的首務是查閱電郵、而每天上班都見得著同事,何不以電郵作提示,有事讓我們面談好了,不必發射短訊啊。

今天聽朋友談以人為本的管理之道,提到最有效的方法竟與自己的習慣不謀而合,難免有點沾沾自喜。只不過,我未試過管上千人的團隊,絕非什麼成功或經驗豐富的管理人,一切都是紙上談兵的多,而且收到的員工feedback不算多,有機會根本是閉門造車。深具管理經驗的朋友,和慣與上司打交道的大企業同事,還請多多指教。


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